Solutions techniques et bonnes pratiques pour préserver la confidentialité
1. Préférer des outils “on-premise” ou dédiés
De nombreux éditeurs proposent aujourd’hui des serveurs de traduction privés hébergés chez le client (sur site, ou via un cloud souverain dans l’UE), à l’opposé des services classiques “grand public”. Par exemple :
- DeepL Pro – For Teams / For Business : propose l’option “no data retention”, avec suppression immédiate des textes transmis (source : DeepL, page sécurité).
- SYSTRAN Pure Neural Server ou PROMT Neural Translation Server : installation dans le système d’information de l’entreprise, sans transfert externe, assurant le contrôle total.
- Reverso Secure Corporate : infrastructure hébergée en France, respectant les exigences RGPD.
Ces solutions sont incontournables dès qu’il s’agit de documents confidentiels ou réglementés.
2. Prendre le temps de lire les politiques de confidentialité
Selon une étude menée par le cabinet Omdia (2022), moins de 15% des utilisateurs consultent la politique de privacy avant d’utiliser un traducteur automatique. Or, c’est souvent là que se niche la mention de l’utilisation ultérieure des données ou des logs techniques. Avant de télécharger la moindre pièce sensible, analysez toujours les termes clés :
- Rétention ou non des données
- Utilisation des textes pour l’entraînement ou “l’amélioration du service”
- Transfert hors UE, sous-traitants et garanties contractuelles
3. Penser à anonymiser les textes avant traduction
Une bonne pratique consiste à neutraliser tout élément identifiant ou sensible dans les documents traduits. Par exemple :
- Remplacer prénoms, dates de naissance, numéros d’identification, références légales par des variables ou des codes temporaires
- Supprimer données bancaires, adresses, numéros de téléphone
- Segmenter les textes (traitez séparément les titres, annexes, etc. au lieu d’envoyer des rapports entiers)
Certaines entreprises automatisent cette étape avec des scripts d’occultation, garantissant qu’aucune donnée critique n’est prise en charge par le service de traduction automatique.
4. Restreindre l’accès interne aux outils de traduction
Installer une solution sur site ou une passerelle sécurisée doit s’accompagner d’une gestion fine des droits d’accès : seuls les profils habilités devraient pouvoir utiliser l’interface ou le service pour des traductions sensibles. L’intégration d’un système d’authentification forte (ex : SSO, gestion LDAP) est recommandée.
5. Chiffrer les contenus pendant le transfert
Si l’usage d’un outil cloud s’avère incontournable, assurez-vous que l’intégralité des échanges est sécurisée par des protocoles de chiffrement (TLS 1.2 minimum). Privilégiez les services qui chiffrent également les documents au repos sur leurs serveurs : Microsoft Translator inclut par exemple cette option dans sa version Entreprise.